يعد مفهوم ستة سيجما Six Sigma أحد أشهر المفاهيم الإدارية في عالم إدارة العمليات والجودة الشاملة ظهر هذا المفهوم في نهاية السبعينات وبداية الثمانينيات من القرن الماضي، وحقق إنتشارا واسعاً بدأت مع كبرى الشركات العالمية.
بحيث تقود ستة سيجما الشركات التي تجنب أكبر نسبة أخطاء ممكنة في كل أنشطتها، وتقليل عيوب الجودة بقدر المستطاع عند ملاحظتها للوهلة الأولى.
علماً بأنه قد تم تصميم برامج مراقبة الجودة بحيث تركز علي تصحيح عيوب التصميم والعيوب الصناعية والتجارية، إلا أن منهجية ستة سيجما تتضمن شيئاً أكثر إتساعاً في الأفق وهو تقديم وسائل لإعادة إبتكار العملية بحيث يتم التغلب على العيوب والأخطاء.
ويعتقد البعض أن منهجية ستة سيجما يمكن تطبيقها فقط بالشركات الكبرى والعالمية عابرة القارات، التي تنتج كميات ضخمة من المنتجات أو الشركات الكبرى ذات الأعداد الكبيرة من الموظفين.
ولكن هذه الفكرة ليست صحيحة تماماً، لأن منهجية ستة سيجما قابلة للتطبيق في أي منشأة أعمال مهما كان حجمها والقطاع الذي يعمل من خلاله والشركات متوسطة وصغيرة الحجم ، والتي من الممكن أن يصل عدد العاملين والموظفين بها إلى عشرة موظفين.
تعريف ستة سيجما
تعبر كلمة منهجية ستة سيجما من الحرف الذي ينتمي للغة اليونانية تم إستخدامه إحصائيا للتعبير عن قياس مدى الإنحراف المعياري في تنفيذ إحدى العمليات عن معيار الكمال في الأداء.
وسيجما هو الحرف الثامن عشر في الإبجدية الإغريقية وقد إستخدم الإحصائيون هذا الرمز للدلالة علي الإنحراف المعياري. والإنحراف المعياري طريقة إحصائية ومؤشر لوصف الإنحراف أو التباين أو التشتت أو عدم التناسق في عملية معينة بالنسبة للأهداف.
ستة سيجما هي عبارة عن طريقة مقننة لإستخدام تجميع معلومات ذات أهمية محددة والتحليل الإحصائي لتحديد مصادر الأخطاء وطرق القضاء عليها.
وتقضي منهجية سته سيجما من خلال إعتمادها التام علي قياسات الأداء ممزوجا بالتحليل الإحصائي عل الأخطاء الموجودة في نظم العمليات. وسته سيجما هي نظام إداري إحصائي يركز على رضاء العملاء وتقليل الفاقد ورفع مستوى الجودة وتحسين الأداء المالي والزمني للمنظمة.
الهدف من تطبيق منهجية ستة سيجما
الهدف الأساسي من تطبيق منهجية ستة سيجما هو إتباع إستراتيجية لتحسين مقدرة العاملين ورفع مهاراتهم على حل المشكلات من خلال التركيز على تحسين العمليات.
والحد من التباين في أسلوب وزمن أدائها لتثبيت مستوى الأداء، ثم التحسين المستمر للعمليات، ولذلك تتبع منهجية ستة سيجما أسلوب يعرف اختصاراً بإسم ديماك DMAIC.
مبادئ منهجية ستة سيجما
يمكن تحديد أهم مبادئ ستة سيجما في الأتي:
- التركيز علي العملاء ( ويتسع مفهوم العملاء هنا ليشمل المستثمرين والموظفين والمستفيدين من السلعة والمجتمع ككل ).
- إتخاذ القرارات على أساس الحقائق والبيانات الدقيقة
- التركيز علي العمليات والأنشطة الداخلية والمقصود بالعمليات كل نشاط تقوم به المنشأة مهما كان حجمه حتى وإن تم إصدار فاتورة يعد عملية.
- الإدارة الفعالة المبنية علي التخطيط المسبق، حيث تعمل ستة سيجما علي تحويل ( إدارة رد الفعل ) إلى إدارة ( معالجة المشكلات قبل وقوعها ).
- التعاون غير المحدود بين منسوبي المنشأة الواحدة في سبيل تحقيق الأهداف المنشودة والإعتماد على العمل الجماعي التعاوني والبعد عن المنافسة.
- التحسين المستمر بإستخدام أدوات علمية مع التركيز على الأولويات والمبادرات الأقل عدداً والأكثر حيوية ومن تلك الأدوات دائرة ديمنج وإختصارها (PDCA) ونموذج ديماك (DMAIC).
- المشاركة الكاملة ، حيث تؤكد ستة سيجما على مشاركة كل فرد في العمل الجماعي كما تؤكد على أهمية الإتصالات اللامركزية والإتصالات الأفقية.
- الوقاية بدلاً من الرقابة والتجسس والتفتيش الذي يستنزف الطاقات البشرية والمالية.
مراحل تطبيق منهجية ستة سيجما
هناك ست مراحل لتطبيق منهجية ستة سيجما ،وهي كالتالي:
- تحديد وإختيار المشروعات التي سيطبق بها أسلوب ستة سيجما، وهنا لا بد من إختيار مشروعات مهمة تحقق فائدة حقيقية للمنشأة والعملاء الداخليين الموظفين والخارجيين العملاء والموردين، ويفضل أن يكون حجم المشروع صغيراً.
- تكوين الفريق من مبادئ ستة سيجما تكليف موظفين المنشأة بأعمال التحسين ولا تعتمد في التحسين على فريق عمل خارج المنشأة، ويتم إختيار أعضاء الفريق من الموظفين المتحمسين الذين يتمتعون بخبرات جيدة وذات سلوك تعاوني.
- تكوين الميثاق بين أعضاء الفريق، يعد الميثاق وثيقة مكتوبة للمشكلة أو المشروع ويتضمن الميثاق كل ما يتعلق بالمشروع أسباب إختياره، وأهداف محددة ومكتوبة.
- تدريب الفريق حيث يركز التدريب علي المتطلبات المرتبطة في ستة سيجما مثل القياس التحليل إعادة تصميم العمليات التخطيط حل المشكلات.
- تنفيذ العملية يقوم الفريق بالإشراف على المشروع وتقديم الحلول العملية وتطبيقها.
- تسليم الحلول والنتائج عن طريق نموذج ديماك DMAIC
تعريف أهداف أنشطة المشكلة
على مستوى الإدارة العليا، الأهداف سوف تكون إستراتيجية للمنظمة، مثل معدل أعلى للعائد على الإستثمار، أو نصيب أكبر من السوق على المستوى التشغيلي للعمليات.
والهدف قد يكون زيادة كفاءة الإنتاج على مستوى المشروع، الأهداف قد تكون تقليل مستوى العيوب، تطبيق طرق معالجة البيانات للتعرف على الفرص المحتملة للتحسين.
قياس النظام الحالي
عمل قياسات موثوق بها للمساعدة على قياس التقدم نحو الأهداف المعروفة بالمرحلة السابقة. بداية بإيجاد الوضع الحالي بإستخدام البيانات وتحليلها للمساعدة في فهم البيانات.
تحليل النظام الحالي
للتعرف على طرق للحد من الفجوة الموجودة بين الأداء الحالي للنظام والعملية والأهداف المرغوبة، مع تطبيق الأدوات الإحصائية في التحليل.
تحسين النظام الحالي
كن مبدعاً في تحديد طرق جديدة لعمل الأشياء بشكل أفضل، وأرخص وأسرع، إستخدم أدوات المشروعات وطرق تخطيط وإدارة أخرى لتطبيق المفهوم الجديد.
الرقابة على النظام الجديد
في هذه المرحلة يتم نشره بتعديل الحوافز ونظام السياسات والإجراءات، MRP ، الموازنة ، تعليمات العمل وأنظمة الإدارة الأخرى.
أحزمة منهجية ستة سيجما
يتم تطبيق منهجية ستة سيجما على جميع المستويات الوظيفية داخل الهيكل الوظيفي وفي العمليات، بدءاً بفئة الموظفين التنفيذيين والإدارة المتوسطة حتى الإدارة العليا وأيضا الإدارة الأدنى بناء على ما يلي:
- حزام الأصفر Yellow Belt ويتم تطبيقه علي جميع الموظفين.
- الحزام الأخضر Green Belt ويتم تطبيقه بالنسبه للموظفين التنفيذيين.
- الحزام الأسود Black Belt ويتم تطبيقه بالنسبه للإدارة المتوسطة والإدارة العليا.
- حزام الأسود المتميز Master Black Belt ويتم تطبيقه بالنسبه للإدارة العليا.
على سبيل المثال يقوم حاصلوا الحزام الأسود بوصف العمليات الرئيسية التي تمارس ولها تأثير كبير على خريطة الأعمال والوصول بها إلى المستويات المثلى. إنهم يحددون وينفذون المشروعات التي من شأنها أن تقلل الأخطاء والعيوب في العمليات الصناعية والتجارية وفي المنتجات والخدمات الصحية.
المصدر
البروفيسور هاني العمري، أستاذ إدارة العمليات والجودة، ورئيس قسم إدارة الأعمال، كلية الإقتصاد والإدارة، جامعة الملك عبدالعزيز آل سعود في جدة. د.مدحت أبو النصر ، المدخل إلى إدارة الجودة الشاملة وستة سيجما، الدار العالمية للنشر والتوزيع، الطبعة الأولى، 2009م
