يعد مفهوم ستة سيجما Six Sigma أحد أشهر المفاهيم الإدارية في عالم إدارة العمليات والجودة الشاملة ظهر هذا المفهوم في نهاية السبعينات وبداية الثمانينيات من القرن الماضي، وحقق إنتشارا واسعاً بدأت مع كبرى الشركات العالمية.
بحيث تقود ستة سيجما الشركات التي تجنب أكبر نسبة أخطاء ممكنة في كل أنشطتها، وتقليل عيوب الجودة بقدر المستطاع عند ملاحظتها للوهلة الأولى.
علماً بأنه قد تم تصميم برامج مراقبة الجودة بحيث تركز علي تصحيح عيوب التصميم والعيوب الصناعية والتجارية، إلا أن منهجية ستة سيجما تتضمن شيئاً أكثر إتساعاً في الأفق وهو تقديم وسائل لإعادة إبتكار العملية بحيث يتم التغلب على العيوب والأخطاء.
ويعتقد البعض أن منهجية ستة سيجما يمكن تطبيقها فقط بالشركات الكبرى والعالمية عابرة القارات، التي تنتج كميات ضخمة من المنتجات أو الشركات الكبرى ذات الأعداد الكبيرة من الموظفين.
ولكن هذه الفكرة ليست صحيحة تماماً، لأن منهجية ستة سيجما قابلة للتطبيق في أي منشأة أعمال مهما كان حجمها والقطاع الذي يعمل من خلاله والشركات متوسطة وصغيرة الحجم ، والتي من الممكن أن يصل عدد العاملين والموظفين بها إلى عشرة موظفين.
تعريف ستة سيجما
تعبر كلمة منهجية ستة سيجما من الحرف الذي ينتمي للغة اليونانية تم إستخدامه إحصائيا للتعبير عن قياس مدى الإنحراف المعياري في تنفيذ إحدى العمليات عن معيار الكمال في الأداء.
وسيجما هو الحرف الثامن عشر في الإبجدية الإغريقية وقد إستخدم الإحصائيون هذا الرمز للدلالة علي الإنحراف المعياري. والإنحراف المعياري طريقة إحصائية ومؤشر لوصف الإنحراف أو التباين أو التشتت أو عدم التناسق في عملية معينة بالنسبة للأهداف.
ستة سيجما هي عبارة عن طريقة مقننة لإستخدام تجميع معلومات ذات أهمية محددة والتحليل الإحصائي لتحديد مصادر الأخطاء وطرق القضاء عليها.
وتقضي منهجية سته سيجما من خلال إعتمادها التام علي قياسات الأداء ممزوجا بالتحليل الإحصائي عل الأخطاء الموجودة في نظم العمليات.
وسته سيجما هي نظام إداري إحصائي يركز على رضاء العملاء وتقليل الفاقد ورفع مستوى الجودة وتحسين الأداء المالي والزمني للمنظمة.
الهدف من تطبيق منهجية ستة سيجما
الهدف الأساسي من تطبيق منهجية ستة سيجما هو إتباع إستراتيجية لتحسين مقدرة العاملين ورفع مهاراتهم على حل المشكلات من خلال التركيز على تحسين العمليات.
والحد من التباين في أسلوب وزمن أدائها لتثبيت مستوى الأداء، ثم التحسين المستمر للعمليات، ولذلك تتبع منهجية ستة سيجما أسلوب يعرف اختصاراً بإسم ديماك DMAIC.
مبادئ منهجية ستة سيجما
يمكن تحديد أهم مبادئ ستة سيجما في الأتي:
- التركيز علي العملاء ( ويتسع مفهوم العملاء هنا ليشمل المستثمرين والموظفين والمستفيدين من السلعة والمجتمع ككل ).
- إتخاذ القرارات على أساس الحقائق والبيانات الدقيقة
- التركيز علي العمليات والأنشطة الداخلية والمقصود بالعمليات كل نشاط تقوم به المنشأة مهما كان حجمه حتى وإن تم إصدار فاتورة يعد عملية.
- الإدارة الفعالة المبنية علي التخطيط المسبق، حيث تعمل ستة سيجما علي تحويل ( إدارة رد الفعل ) إلى إدارة ( معالجة المشكلات قبل وقوعها ).
- التعاون غير المحدود بين منسوبي المنشأة الواحدة في سبيل تحقيق الأهداف المنشودة والإعتماد على العمل الجماعي التعاوني والبعد عن المنافسة.
- التحسين المستمر بإستخدام أدوات علمية مع التركيز على الأولويات والمبادرات الأقل عدداً والأكثر حيوية ومن تلك الأدوات دائرة ديمنج وإختصارها (PDCA) ونموذج ديماك (DMAIC).
- المشاركة الكاملة ، حيث تؤكد ستة سيجما على مشاركة كل فرد في العمل الجماعي كما تؤكد على أهمية الإتصالات اللامركزية والإتصالات الأفقية.
- الوقاية بدلاً من الرقابة والتجسس والتفتيش الذي يستنزف الطاقات البشرية والمالية.
مراحل تطبيق منهجية ستة سيجما
هناك ست مراحل لتطبيق منهجية ستة سيجما ،وهي كالتالي:
- تحديد وإختيار المشروعات التي سيطبق بها أسلوب ستة سيجما، وهنا لا بد من إختيار مشروعات مهمة تحقق فائدة حقيقية للمنشأة والعملاء الداخليين الموظفين والخارجيين العملاء والموردين، ويفضل أن يكون حجم المشروع صغيراً.
- تكوين الفريق من مبادئ ستة سيجما تكليف موظفين المنشأة بأعمال التحسين ولا تعتمد في التحسين على فريق عمل خارج المنشأة، ويتم إختيار أعضاء الفريق من الموظفين المتحمسين الذين يتمتعون بخبرات جيدة وذات سلوك تعاوني.
- تكوين الميثاق بين أعضاء الفريق، يعد الميثاق وثيقة مكتوبة للمشكلة أو المشروع ويتضمن الميثاق كل ما يتعلق بالمشروع أسباب إختياره، وأهداف محددة ومكتوبة.
- تدريب الفريق حيث يركز التدريب علي المتطلبات المرتبطة في ستة سيجما مثل القياس التحليل إعادة تصميم العمليات التخطيط حل المشكلات.
- تنفيذ العملية يقوم الفريق بالإشراف على المشروع وتقديم الحلول العملية وتطبيقها.
- تسليم الحلول والنتائج عن طريق نموذج ديماك DMAIC
يعرض نموذج ديماك خمس مراحل حتى يتم تطبيق ستة سيجما كالتالي:
تعريف أهداف أنشطة المشكلة
على مستوى الإدارة العليا، الأهداف سوف تكون إستراتيجية للمنظمة، مثل معدل أعلى للعائد على الإستثمار، أو نصيب أكبر من السوق على المستوى التشغيلي للعمليات.
والهدف قد يكون زيادة كفاءة الإنتاج على مستوى المشروع، الأهداف قد تكون تقليل مستوى العيوب، تطبيق طرق معالجة البيانات للتعرف على الفرص المحتملة للتحسين.
قياس النظام الحالي
عمل قياسات موثوق بها للمساعدة على قياس التقدم نحو الأهداف المعروفة بالمرحلة السابقة. بداية بإيجاد الوضع الحالي بإستخدام البيانات وتحليلها للمساعدة في فهم البيانات.
تحليل النظام الحالي
للتعرف على طرق للحد من الفجوة الموجودة بين الأداء الحالي للنظام والعملية والأهداف المرغوبة، مع تطبيق الأدوات الإحصائية في التحليل.
تحسين النظام الحالي
كن مبدعاً في تحديد طرق جديدة لعمل الأشياء بشكل أفضل، وأرخص وأسرع، إستخدم أدوات المشروعات وطرق تخطيط وإدارة أخرى لتطبيق المفهوم الجديد.
الرقابة على النظام الجديد
في هذه المرحلة يتم نشره بتعديل الحوافز ونظام السياسات والإجراءات، MRP ، الموازنة ، تعليمات العمل وأنظمة الإدارة الأخرى.
أحزمة منهجية ستة سيجما
يتم تطبيق منهجية ستة سيجما على جميع المستويات الوظيفية داخل الهيكل الوظيفي وفي العمليات، بدءاً بفئة الموظفين التنفيذيين والإدارة المتوسطة حتى الإدارة العليا وأيضا الإدارة الأدنى بناء على ما يلي:
حزام الأصفر Yellow Belt ويتم تطبيقه علي جميع الموظفين.
الحزام الأخضر Green Belt ويتم تطبيقه بالنسبه للموظفين التنفيذيين.
الحزام الأسود Black Belt ويتم تطبيقه بالنسبه للإدارة المتوسطة والإدارة العليا.
حزام الأسود المتميز Master Black Belt ويتم تطبيقه بالنسبه للإدارة العليا.
على سبيل المثال يقوم حاصلوا الحزام الأسود بوصف العمليات الرئيسية التي تمارس ولها تأثير كبير على خريطة الأعمال والوصول بها إلى المستويات المثلى.
إنهم يحددون وينفذون المشروعات التي من شأنها أن تقلل الأخطاء والعيوب في العمليات الصناعية والتجارية وفي المنتجات والخدمات الصحية.
المصدر
البروفيسور هاني العمري، أستاذ إدارة العمليات والجودة، ورئيس قسم إدارة الأعمال، كلية الإقتصاد والإدارة، جامعة الملك عبدالعزيز آل سعود في جدة.
د.مدحت أبو النصر ، المدخل إلى إدارة الجودة الشاملة وستة سيجما، الدار العالمية للنشر والتوزيع، الطبعة الأولى، 2009م
The Six Sigma concept is one of the most famous management concepts in the world of operations management and total quality.
This concept appeared at the end of the seventies and the beginning of the eighties of the last century, and achieved wide spread starting with major international companies.
Six Sigma methodology
Six Sigma leads companies that avoid the largest percentage of errors possible in all their activities.
And reduce quality defects as much as possible when noticed at first glance, noting that quality control programs have been designed to focus on correcting design defects and industrial and commercial defects.
But the Six Sigma methodology includes something more Broadening on the horizon is to provide means to reinvent the process so that flaws and errors are overcome.
Some believe that the Six Sigma methodology can only be applied to major and global transcontinental companies, which produce huge quantities of products or large companies with large numbers of employees.
But this idea is not completely correct, because the Six Sigma methodology is applicable in any business facility of any size.
And the sector in which it operates, and medium and small-sized companies, in which the number of employees and employees may reach ten.
Definition of Six Sigma
The word “methodology” six sigma from the letter that belongs to the Greek language was used statistically to express the measurement of the extent of the standard deviation in the implementation of one of the operations on the standard of perfection in performance.
And sigma is the eighteenth letter in the Greek alphabet and statisticians used this symbol to denote the standard deviation.
A measure and index to describe the deviation, asymmetry, dispersion, or inconsistency in a particular process with respect to objectives.
is a standardized method for using the collection of information of specific importance and statistical analysis to identify the sources of errors and methods of eliminating them.
methodology eliminates through its complete dependence on performance measurements mixed with statistical analysis on errors in the operational systems.
is a statistical management system that focuses on customer satisfaction, reducing waste, raising the level of quality, and improving the financial and time performance of the organization.
The aim of applying Six Sigma
Six sigma is a term used to describe a measure of quality control that is higher than ” normal “. Six sigma is methodology that is intended to reduce process variation to within a limit that will result in 3.4 defects per million samples or less.
The aim of six sigma is to reach zero default. It enables the company to offer its customers a zero default quality product. The six sigma method is strict and requires from the company employees a strong implication.
The main objective of applying the Six Sigma methodology is to follow a strategy to improve the ability of workers and raise their skills to solve problems by focusing on improving operations.
And reducing the variance in the method and time of their performance to stabilize the level of performance, then continuous improvement of the processes DMAIC.
Six Sigma Principles
The most important Six Sigma principles can be identified as follows: Make decisions based on facts and accurate data
At the level of senior management, the objectives will be a strategy for the organization, such as a higher rate of return on investment, or a larger share of the market at the operational level.
The goal may be to increase production efficiency at the project level, objectives may be to reduce the level of defects, apply data processing methods to identify Potential opportunities for improvement.
Measure the current system
Make reliable measurements to help measure progress towards known goals as the previous stage. Begin with finding the current state, using data and analyzing it to aid in understanding the data.
Current system analysis
To identify ways to reduce the gap that exists between the current performance of the system, the process, and the desired objectives, while applying statistical tools in the analysis.
Improve the existing system
Get creative in identifying new ways of doing things better, cheaper and faster. Use project tools and other planning and management methods to implement the new concept.
Control over the new system
At this stage it is deployed to adjust incentives, system policies and procedures, MRP, budget, work instructions and other management systems.
Sigma Belts
methodology is applied at all job levels within the functional structure and in operations, starting with the category of executive employees.
and middle management to senior management and also the lower management based on the following:
Yellow Belt, and it is applied to all employees
Green Belt، and it is applied for the executive employees.
Black Belt It is applied for middle management and senior management.
Master Black Belt, and it is applied for senior management.
For example, black belt holders describe the main operations that are practiced and have a major impact on the business map and reach optimal levels.
They define and implement projects that would reduce errors and defects in industrial and commercial processes and in health products and services.
Source
Professor Hani Al-Omari, Professor of Operations and Quality Management, and Head of the Business Administration Department, College of Economics and Administration, King Abdulaziz Al Saud University in Jeddah.
Dr. Medhat Abu Al-Nasr, Introduction to Total Quality Management and Six Sigma, International Publishing and Distribution House, First Edition, 2009
